Gestión del equipo virtual (parte I)
La gestión constituye el segundo gran reto de los equipos virtuales. Como ha dicho un equipo de investigadores, «las diferencias en el contexto físico local, zonas de tiempo, cultura y lenguaje, persisten».2 Incluso con la aplicación de la tecnología conectiva, los principales problemas de la gestión de equipos —identidad de equipo, compromiso y colaboración— se agudizan todavía más. Anteriormente en este libro, ya abordamos todos estos temas. Hay que repasarlos, sin embargo, en el contexto del equipo virtual.
Identidad de equipo
Generalmente, los individuos que se identifican con un equipo o grupo, suelen mostrar los comportamientos que constituyen la base del éxito del equipo: trabajan más duro, colaboran más y, en muchos casos, anteponen los intereses del equipo a los suyos propios. La identidad con un grupo suele ir de la mano con la confianza, que, a su vez, fomenta que se comparta la información y la colaboración.
La identidad del equipo no surge de forma natural en los equipos virtuales, y por razones obvias. Si el grupo y sus miembros están fuera del alcance de la vista, también estarán fuera del alcance de la mente. En el peor de los casos, el equipo virtual es una colección de extraños con pocos, e incluso ningún, vínculo social. Como se podrá imaginar, es muy difícil desarrollar una sensación de identidad con un grupo de personas que raramente se ven. Pero hay cosas que puede hacer:
—Organizar una comida reunión. Si puede, reúna a todo el mundo para esta comida —aunque sea la única ocasión en que se codeen en el curso de un proyecto de equipo—. Al estar juntos, surgirán oportunidades para que los miembros lleguen a conocerse a nivel personal. La idea es crear cohesión en un pequeño grupo. Si el grupo es reducido, por ejemplo, presente a todo el mundo y pídales que hablen un poco de sus antecedentes, habilidades especiales, hobbies, intereses personales, etcétera.
En el curso de una comida reunión de uno o dos días, asigne a las personas a subgrupos, cada uno de ellos encargado de discutir una faceta particular de la tarea. Haga que todo el mundo pase por los distintos subgrupos, para que tengan la oportunidad de conocer y trabajar con todos. Al final de la comida reunión, haga una foto del grupo y mande copias a todos los participantes.
Fomente las reuniones cara a cara periódicas a medida que el trabajo progresa. Si el equipo no está demasiado disperso —y si el presupuesto lo permite— vuelva a reunirlo en momentos clave (por ejemplo, cuando hay que renovar el compromiso, cuando se han incorporado nuevos miembros al equipo, cuando hay que tomar decisiones importantes y cuando hay que planificar y asignar la siguiente fase del proyecto). Utilizar la videoconferencia, si las reuniones físicas no son factibles. De este modo reforzará el vínculo del grupo que se creó en la comida reunión. Si no puede reunir a todo el equipo, hágalo en subgrupos importantes.
Encuentre momentos para que el equipo se reúna. Esto resultará difícil en el caso de equipos que estén repartidos por distintos continentes y zonas horarias, por lo que tendrá que organizar horarios de reuniones regulares para conferencias telefónicas o chatear por Internet, y organizar un plan para hablar de las inquietudes con respecto al proyecto. Esto ayudará a que los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas y fomentará el trabajo en equipo, en lugar de el trabajo individual.
Una advertencia: si la central de la compañía está en Estados Unidos, no organice las cosas de forma que los miembros del equipo de Asia o Australia tengan siempre que atender las llamadas telefónicas en medio de la noche, durante el horario laboral habitual de Estados Unidos. Al hacerlo molestaría a sus socios del otro lado del globo y provocaría que se sintieran como miembros de segunda categoría del equipo. Trate de ser justo.
Formar la identidad de equipo en torno a los objetivos. Del mismo modo que las gotas de lluvia se forman en torno a fragmentos de polvo atmosférico, la identidad de equipo necesita algo sólido alrededor de lo cual formarse. Debe utilizar los objetivos del equipo para tal fin.
Compromiso
El compromiso con el equipo y con sus objetivos es una condición necesaria para el éxito. Si los miembros carecen de compromiso, dedicarán su energía y tiempo a otros objetivos; sólo participarán en la medida que sus agendas se lo permitan. La gente sólo se compromete con aquello que consideran muy importante —importante para los proyectos o importante para sus carreras.
El método más práctico para conseguir el compromiso dentro de un equipo virtual es ser muy selectivo a la hora de decidir a quién se va a invitar a unirse al equipo. Dentro de la limitación de las habilidades requeridas, los líderes tienen que elegir personas con un interés fuerte, natural por los objetivos del equipo, como en este ejemplo:
Frank ha sido elegido para liderar un equipo virtual que tiene que desarrollar un sistema de embalaje del producto de la compañía que sea respetuoso con el medio ambiente. Su jefe se lo explicó así: «los tiempos están cambiando, Frank. La gente está empezando a resistirse al embalaje excesivo, incluido el nuestro. No tienen ningún interés en pagar por cartón y plástico que acabará en el vertedero».
Mientras Frank pensaba en las personas adecuadas para su equipo, sus pensamientos se volvieron hacia Agnes, que dirigía grupos de investigación para el departamento de márketing. Conocía muy bien a la gente que compraba los productos de la empresa. Mejor aún, a Agnes le interesaban mucho los temas medio ambientales. De hecho, en una ocasión había propuesto al grupo de nuevos productos que diseñaran productos con materiales que no fueran perjudiciales para el medio ambiente. «Algunos fabricantes lo están haciendo —les explicó—. Están ahorrando dinero y generando goodwill con sus clientes». Tendría un fuerte compromiso natural con el objetivo del equipo.
Si sigue este ejemplo, asegúrese de que la gente que invite a unirse al equipo aporte algo, aparte de un fuerte interés personal por los objetivos del equipo. Es importante que, además, garanticen notables habilidades al esfuerzo.
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Categoría: Cómo Crear Equipos Efectivos.
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