Guía para conseguir reuniones eficaces
Las reuniones son una parte intrínseca del trabajo empresarial. Puesto que las reuniones son frecuentes e importantes, es conveniente que sean tan eficaces como sea posible.
Podrá organizar reuniones eficaces si presta atención a estos aspectos clave de las reuniones: la preparación, el proceso de reunión y el seguimiento. Esta guía es una adaptación del Harvard ManageMentor®, servicio en línea de la Harvard Business School Publishing.
Preparación
Seguro que ha asistido a reuniones poco o nada preparadas. ¿Con estas reuniones se consiguió algo? Seguramente no. En algunos casos la finalidad de una reunión no estaba clara desde el principio; en otros, no había sido invitada alguna de las personas necesarias para tomar una decisión. Puede evitar estos errores siguiendo estas reglas de sentido común:
- Asegúrese de que la reunión es necesaria. Asistir a una reunión supone tiempo para todo el mundo. Si puede conseguir su objetivo sin convocar una reunión, hágalo.
- Defina claramente la finalidad de la reunión. Todos los asistentes deberían poder responder a la siguiente pregunta: ¿por qué estoy aquí? Si la finalidad es tomar una decisión, asegúrese de que todo el mundo lo sabe con antelación y dispone del tiempo y los recursos para prepararse.
- Invite a las personas adecuadas. Convoque sólo a las personas que puedan aportar algo, cuya participación sea necesaria o que puedan aprender algo con la reunión.
- Proporcione un orden del día con antelación. Un orden del día determina de forma indirecta la finalidad de la reunión.
- Tantee a los participantes clave antes de la reunión. Estará más preparado para la reunión si sabe con antelación qué piensan los participantes clave de los elementos importantes del orden del día. Es posible que tenga que modificarlo en consecuencia.
- Insista en que la gente esté preparada. Esto implica que estén informados de las cuestiones a tratar, que lleven los documentos, informes u objetos físicos relevantes, y que estén preparados para aportar algo al debate y a la toma de decisiones.
En la figura encontrará una lista de comprobación útil a la hora de preparar una reunión.
Durante la reunión
Una buena preparación es importante para esta segunda fase. Durante la reunión debería hacer lo siguiente:
- Exponga la finalidad de la reunión. Incluso si ya la ha planteado al invitar a la gente a la reunión, siempre es bueno repetir el objetivo de la reunión.
- Deje que todo el mundo participe. Si una o dos personas están acaparando la reunión o si algún asistente se muestra tímido, diga: «Gracias por tus ideas, Phil. Charlotte, ¿cuál es tu opinión sobre este problema?».
- No permita que la discusión se desvíe del tema. Las reuniones que se salen de la cuestión clave rápidamente se convierten en una pérdida de tiempo.
- Termine confirmando lo acordado y con un plan de acción. La reunión debería conducir a algún tipo de acción. «Muy bien, hemos decidido contratar a DataWhack para que instalen los nuevos servidores. Y tal como hemos acordado, yo me encargaré de la orden de compra, Bill llamará al agente comercial y fijará el calendario, y Janet buscará a alguien que se lleve el antiguo equipo.»
Seguimiento
Cuando se ha terminado una reunión todos tenemos la tentación de relajarnos y decir: «Me alegro de que ya se haya terminado». Pero no se ha terminado si usted ha organizado la reunión o ha aceptado alguna responsabilidad por lo acordado en ella.
El organizador de la reunión debería hacer un seguimiento de la reunión con un memorando como el siguiente:
De: Richard
Para: Equipo del proyecto de TIGracias por vuestra contribución a la reunión de esta mañana. Hemos seleccionado a DataWhack como proveedor de los nuevos servidores. Considero que se trata de una buena elección y pienso que es una decisión que nos acerca un poco más a la consecución de nuestro proyecto. Los pasos a seguir a raíz de esta decisión son los siguientes:
- Yo me encargo de la orden de compra.
- Bill se pondrá en contacto con el agente comercial para fijar un calendario.
- Janet buscará a alguien que se pueda llevar los servidores antiguos.
Encarguémonos de estas tareas durante esta semana y luego podremos pasar a la fase siguiente del proyecto.
Este tipo de seguimiento anima a la gente al decir que están un poco más cerca del objetivo que quieren alcanzar y les recuerda las tareas que les corresponden a los asistentes que han aceptado alguna responsabilidad.
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Categoría: Gestión del Tiempo.
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