Desarrollar un presupuesto de los costes de las tareas de un equipo
Pocos esfuerzos de equipo reciben un cheque en blanco. La dirección puede anticipar los beneficios mensurables del éxito del equipo, pero además también considera los costes asociados. Para mantener estos costes dentro de unos límites aceptables, la dirección concede al equipo recursos limitados y espera que este cumpla sus objetivos con ellos. El equipo calcula un presupuesto para aprovechar al máximo estos recursos.
Un presupuesto es el anteproyecto financiero del proyecto del equipo. Traduce los planes en cantidades contables que denotan el coste de los recursos requeridos y las rentabilidades anticipadas a lo largo de un período de tiempo —típicamente la vida esperada de un proyecto—. Muchos expertos coinciden en que a menos que la dirección esté dispuesta a financiar totalmente el coste anticipado de un proyecto, no debe iniciarlo. De ahí se deduce un consejo importante para el líder de cada equipo: si el esponsor tiene grandes expectativas, pero no va a proporcionar un nivel realista de financiación o recursos, hay que pensárselo dos veces antes de aceptar el trabajo —o luchar por lo que se considere necesario para hacerlo.
Al desarrollar un presupuesto hay que prever anticipadamente todos los costes e ingresos (si es que los hay). El grueso de los costes del proyecto entra dentro de las siguientes categorías:
- Personal. No tendrá que incluir los costes de personal si el tiempo de los miembros del equipo lo ceden sus departamentos o unidades de negocio.
- Ayuda externa. Los honorarios de los consultores, preparadores y otros facilitadores tienen que anticiparse e incluirse dentro del presupuesto.
- Viajes. ¿Tendrán que viajar los miembros de su equipo a los lugares de reunión, a las fábricas de los clientes, o a lugares de comparación? Si es así, incluir estos gastos en el presupuesto.
- Formación. Los equipos de proyectos suelen recibir formación en trabajo en equipo, la utilización de software especial y el desarrollo de habilidades.
- Gastos de capital. Estimar e incluir el coste de los ordenadores, software y equipo de comunicaciones del equipo, en caso de que no los proporcione la empresa.
- Investigación. ¿Va a tener que comprar estudios o datos para apoyar el proyecto? Si es así ¿con qué coste?
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Categoría: Cómo Crear Equipos Efectivos.
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