Software de gestión


La gestión en una empresa es una de las actividades más importantes que se desarrollan en la misma, ya que a través de ella se ejecutan todas las planificaciones estratégicas que contribuyen al desarrollo de la empresa. Debido a que esta actividad se realiza mediante el uso de toda la información que se maneja en una entidad empresarial, un gestor no puede desarrollarla por él mismo sin la ayuda de un software de gestión. Si bien la mayoría de las actividades empresariales se encuentran apoyadas por diferentes sistemas informáticos aplicados en cada área, en el caso de la gestión se trata básicamente de diferentes programas de base de datos que ayudan a almacenar ordenadamente la información que un gestor necesita para lograr una buena gestión empresarial.

Por lo general, el software de gestión es el más importante, ya que en él se almacena información de las áreas contables, financieras y de recursos, entre otras, y aunque dicha información suele ser manipulada únicamente por el gestor correspondiente, el resto de los empleados administrativos también tienen acceso a ella.

El software de gestión trabaja con diferentes claves de acceso para cada área de la empresa, ya que una de las características principales de estos programas informáticos es que se encuentran ejecutados bajo diferentes sistemas de seguridad que no permiten el acceso a ningún factor externo de la empresa, impidiendo de esta manera que la información de los archivos sea manipulada en contra de la misma. Es importante que tengamos en cuenta que todo software de gestión requiere de cierto mantenimiento periódico, ya que aunque el mismo se caracterice por la gran cantidad de ventajas que ofrece para el correcto desempeño de un gestor de empresas, también presenta un margen amplio de vulnerabilidad en cuanto al desarrollo de su sistema.

Con esto queremos decir que es muy común que un software de gestión pueda llegar a poseer algunas fallas y errores de archivo provocados por su uso continuo y el paso del tiempo, y considerando que esto puede ser causante de la pérdida de información, es fundamental contar con un asesor técnico que ayude al mejoramiento de las funciones del software de gestión.

Uno de los problemas más habituales en aquellas empresas que no suelen prestar la atención debida a los software de gestión, es que a la hora de tener que realizar el informe de gestión anual no se posee la información requerida para ello.

Dicho informe deberá estar basado en conclusiones sacadas con base en los documentos que se pudieron recuperar, pero debemos decir que este método nunca es el indicado, ya que un informe contable jamás puede ser hecho mediante supuestos. Ahora bien, en el caso de las pymes o de los negocios particulares, es entendible que, debido a la escasez de recursos y de presupuesto, prescindan del servicio técnico de software de gestión. De todas maneras para evitar cualquier problema con los mismos y disminuir los riesgos en cuanto a la pérdida total o parcial de la información, lo más recomendable siempre es contar con un apoyo de dicha información, es decir, tenerla almacenada en diferentes dispositivos externos tales como CDs, diskettes, pendrive, entre otros.

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Categoría: Contabilidad de Gestión.





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