Guía para conseguir reuniones eficaces


Las reuniones son una parte intrínseca del trabajo empresarial. Puesto que las reuniones son frecuentes e importantes, es conveniente que sean tan eficaces como sea posible.

Podrá organizar reuniones eficaces si presta atención a estos aspectos clave de las reuniones: la preparación, el proceso de reunión y el seguimiento. Esta guía es una adaptación del Harvard ManageMentor®, servicio en línea de la Harvard Business School Publishing.

Preparación

Seguro que ha asistido a reuniones poco o nada preparadas. ¿Con estas reuniones se consiguió algo? Seguramente no. En algunos casos la finalidad de una reunión no estaba clara desde el principio; en otros, no había sido invitada alguna de las personas necesarias para tomar una decisión. Puede evitar estos errores siguiendo estas reglas de sentido común:

En la figura encontrará una lista de comprobación útil a la hora de preparar una reunión.

Guía para conseguir reuniones eficaces Gestión del Tiempo

Durante la reunión

Una buena preparación es importante para esta segunda fase. Durante la reunión debería hacer lo siguiente:

Seguimiento

Cuando se ha terminado una reunión todos tenemos la tentación de relajarnos y decir: «Me alegro de que ya se haya terminado». Pero no se ha terminado si usted ha organizado la reunión o ha aceptado alguna responsabilidad por lo acordado en ella.

El organizador de la reunión debería hacer un seguimiento de la reunión con un memorando como el siguiente:

De: Richard
Para: Equipo del proyecto de TI

Gracias por vuestra contribución a la reunión de esta mañana. Hemos seleccionado a DataWhack como proveedor de los nuevos servidores. Considero que se trata de una buena elección y pienso que es una decisión que nos acerca un poco más a la consecución de nuestro proyecto. Los pasos a seguir a raíz de esta decisión son los siguientes:

  • Yo me encargo de la orden de compra.
  • Bill se pondrá en contacto con el agente comercial para fijar un calendario.
  • Janet buscará a alguien que se pueda llevar los servidores antiguos.

Encarguémonos de estas tareas durante esta semana y luego podremos pasar a la fase siguiente del proyecto.

Este tipo de seguimiento anima a la gente al decir que están un poco más cerca del objetivo que quieren alcanzar y les recuerda las tareas que les corresponden a los asistentes que han aceptado alguna responsabilidad.

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Categoría: Gestión del Tiempo.





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