Gu铆a para conseguir reuniones eficaces


Las reuniones son una parte intr铆nseca del trabajo empresarial. Puesto que las reuniones son frecuentes e importantes, es conveniente que sean tan eficaces como sea posible.

Podr谩 organizar reuniones eficaces si presta atenci贸n a estos aspectos clave de las reuniones: la preparaci贸n, el proceso de reuni贸n y el seguimiento. Esta gu铆a es una adaptaci贸n del Harvard ManageMentor庐, servicio en l铆nea de la Harvard Business School Publishing.

Preparaci贸n

Seguro que ha asistido a reuniones poco o nada preparadas. 驴Con estas reuniones se consigui贸 algo? Seguramente no. En algunos casos la finalidad de una reuni贸n no estaba clara desde el principio; en otros, no hab铆a sido invitada alguna de las personas necesarias para tomar una decisi贸n. Puede evitar estos errores siguiendo estas reglas de sentido com煤n:

En la figura encontrar谩 una lista de comprobaci贸n 煤til a la hora de preparar una reuni贸n.

Gu铆a para conseguir reuniones eficaces Gesti贸n del Tiempo

Durante la reuni贸n

Una buena preparaci贸n es importante para esta segunda fase. Durante la reuni贸n deber铆a hacer lo siguiente:

Seguimiento

Cuando se ha terminado una reuni贸n todos tenemos la tentaci贸n de relajarnos y decir: 芦Me alegro de que ya se haya terminado禄. Pero no se ha terminado si usted ha organizado la reuni贸n o ha aceptado alguna responsabilidad por lo acordado en ella.

El organizador de la reuni贸n deber铆a hacer un seguimiento de la reuni贸n con un memorando como el siguiente:

De: Richard
Para: Equipo del proyecto de TI

Gracias por vuestra contribuci贸n a la reuni贸n de esta ma帽ana. Hemos seleccionado a DataWhack como proveedor de los nuevos servidores. Considero que se trata de una buena elecci贸n y pienso que es una decisi贸n que nos acerca un poco m谩s a la consecuci贸n de nuestro proyecto. Los pasos a seguir a ra铆z de esta decisi贸n son los siguientes:

  • Yo me encargo de la orden de compra.
  • Bill se pondr谩 en contacto con el agente comercial para fijar un calendario.
  • Janet buscar谩 a alguien que se pueda llevar los servidores antiguos.

Encargu茅monos de estas tareas durante esta semana y luego podremos pasar a la fase siguiente del proyecto.

Este tipo de seguimiento anima a la gente al decir que est谩n un poco m谩s cerca del objetivo que quieren alcanzar y les recuerda las tareas que les corresponden a los asistentes que han aceptado alguna responsabilidad.

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Categoría: Gesti贸n del Tiempo.





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