Estructura de desglose de tareas (WBS)


Es difícil abordar los objetivos grandes directamente. No es sencillo saber por dónde empezar. La mejor manera de abordar los objetivos de gran magnitud es desglosarlos en tareas más pequeñas y manejables. Cuando se haya realizado cada una de las tareas, se habrá alcanzado el objetivo. Es lo que hacen los directores de proyecto cuando construyen rascacielos, diseñan aviones e incluso cuando crean cosas tan intangibles como una página web de comercio electrónico. En este apartado describiremos cómo utilizar el concepto de estructura de desglose de tareas (en inglés, WBS, por work breakdown structure) para abordar los objetivos de gran magnitud.

Utilizando una WBS y empezando con el objetivo más alto puede descomponer el proyecto en las numerosas tareas necesarias para completarlo. Desde el punto de vista de la gestión del tiempo, con este enfoque podrá responder a las siguientes preguntas clave: —¿Qué debo hacer para alcanzar mi objetivo? —Cuánto tiempo me llevará? —ÑQué costes tendrá? Una WBS es una herramienta que se utiliza en la gestión de pro yectos para hacer estimaciones, asignar personal, seguir los progresos y revelar el alcance del trabajo necesario para realizar un proyecto. Se utiliza para subdividir tareas complejas en tareas más pequeñas. A su vez, estas tareas pueden descomponerse en partes aún más pequeñas. Para crear una WBS, hágase la pregunta siguiente: ¿qué hay que hacer para alcanzar mi objetivo? Si se hace la misma pregunta para cada tarea y subtarea, al final llegará a un punto en el que las tareas ya no se puedan descomponer más. Fíjese en el ejemplo siguiente:

ABC Auto Company quiere introducir en el mercado un nuevo coche. Es un trabajo enorme. En el nivel más alto los trabajadores de la empresa se enfrentan a cuatro tareas:

  1. Determinar las necesidades de los consumidores.
  2. Diseñar un vehículo que satisfaga esas necesidades.
  3. Construir el vehículo.
  4. Probar el vehículo.

Tal como se ve en la figura, cada una de estas tareas del nivel más afro se puede descomponer en un grupo de subtareas. Y cada una de estas subtareas se puede dividir en partes más pequeñas. Por ejemplo, el diseño del motor, bajo la tarea del diseño del vehículo, se puede descomponer en decenas de subtareas, como, por ejemplo, diseño del sistema de transmisión o diseño del sistema de refrigeración.

Estructura de desglose de tareas (WBS) Gestión del Tiempo

En este ejemplo el equipo del proyecto del nuevo vehículo llegará a un punto en el que ya no habrá ninguna razón práctica para descomponer las tareas en tareas más pequeñas. Se llega a ese punto cuando las tareas se han subdividido en componentes manejables en una semana o en un día. El desglose de tareas termina en ese punto.

Una WBS normalmente consta de entre tres y seis niveles de actividades subdivididas. Cuanto más complejo sea el proyecto, más niveles tendrá. Como regla general debería parar de subdividir las tareas cuando alcance el punto en el que el trabajo precise la unidad temporal más pequeña que haya planeado programar. Así pues, si lo que quiere es programar por días, descomponga el trabajo hasta que cada tarea se pueda realizar en un día.
Cuando termine el desglose de tareas, debe responder a las siguientes preguntas:

Puesto que este libro trata de la gestión del tiempo, vamos a abordar sólo la primera pregunta.

Un buena estimación temporal de cada tarea le ayudará a programar el trabajo. Si una tarea es conocida —es decir, si se trata de algo que ya ha hecho usted u otras personas—, no le resultará difícil hacer una estimación de tiempo. En cambio, las tareas no conocidas requieren mucha más reflexión y discusión. Recuerde que estas estimaciones temporales al final aparecerán en la programación del objetivo (o proyecto) global, así que necesita ser lo más realista posible. Si se queda exageradamente corto a la hora de estimar el tiempo de una tarea, luego lo pagará caro. A continuación le damos algunos consejos sobre cómo hacer estas estimaciones temporales:

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Categoría: Gestión del Tiempo.





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