El dilema de la urgencia frente a la importancia


Uno de los problemas que complica la gestión del tiempo de las personas es un dilema al que todos nos enfrentamos: la cuestión de la urgencia. Por definición, algo que es urgente reclama una atención o una acción inmediata. Pero no todos los objetivos fundamentales son urgentes y no todas las cuestiones urgentes son fundamentales para el éxito. En realidad, la mayoría de los objetivos fundamentales son a largo plazo y no suelen ser urgentes en m momento dado. El objetivo fundamental de Helen es construirse un plan de pensiones; tiene veintiún años para hacerlo. Roberto ,tá decidido a obtener 500.000 euros de financiación externa para el negocio empresarial («Lo necesito para poder expandirme con una segunda ubicación»). Pero Roberto no necesita ese dinero inmediatamente; puede continuar llevando su negocio al ritmo actual hasta que encuentre el capital para expandirse. Polly está resuelta a completar el gran proyecto de su equipo a tiempo y dentro de presupuesto («Mi jefe y yo hemos acordado que ésta sea mi prioridad principal del año»).

Tiene que alcanzar metas intermedias, pero la primera no es hasta dentro de dos meses, con lo que no puede considerarse urgente.

Desgraciadamente, tareas triviales pero urgentes suelen ocuparnos el tiempo y los recursos que deberíamos dedicar a nuestros objetivos fundamentales. Es fácil que así sea si nuestros objetivos fundamentales son a largo plazo, es decir, si no es necesario alcanzarlos inmediatamente. Puede pensar: «Tengo seis meses para hacerlo, así que ahora mismo me dedicaré a estas tareas molestas y poco importantes». Fíjese en los ejemplos siguientes:

Polly también tiene que entregar a tiempo el informe mensual. La reunión del equipo de proyecto tendrá que esperar.

Fíjese en que ninguna de estas tareas urgentes tiene nada que ver con los objetivos fundamentales de Helen, Roberto y Polly. El problema del coche de Helen es importante. Necesita transporte. Pero hacerse un plan de pensiones es un objetivo de alto nivel. Del mismo modo, Roberto tiene una necesidad urgente de presentar su declaración a tiempo; si no lo hiciera, tendría que pagar una sanción por retraso. Pero presentarla a tiempo no le acercará de ningún modo a su objetivo de encontrar un inversor para su negocio, como tampoco lo hará quedar con un constructor. En cuanto a Polly, participar en un seminario y entregar el informe mensual a tiempo puede que sean cosas importantes en la lista de prioridades de otras personas, pero no en la suya. Participar en el seminario no es sino un obstáculo en el camino hacia la realización a tiempo y dentro de presupuesto de su gran proyecto.

Es inevitable realizar cierto número de actividades urgentes pero poco importantes. Una colega de otro departamento necesita desesperadamente que le ayude en su trabajo. La persona que firma su nómina insiste en que deje de lado todo lo demás y le pide que haga una lista de los clientes clave de la región del suroeste y la deje sobre su mesa a las cuatro de la tarde. Poderoso caballero es don dinero.

El departamento de contabilidad ha perdido los recibos que adjuntó a su último informe de gastos. «Póngase en contacto, por favor, con el hotel y la agencia de alquiler de coches para que le proporcionen un duplicado de los recibos», le dicen en un email. El problema del departamento de contabilidad no es una gran prioridad para usted, pero quiere que le reembolsen el dinero. Hacienda le ha enviado una críptica carta en la que dicen que su declaración del 2003 está siendo examinada («Debe responder a este aviso poniéndose en contacto con nuestro inspector antes de las 12 h del 21 de mayo»). Desde su punto vista, estas cosas sólo le hacen perder el tiempo; ocupan su tiempo sin acercarle a sus objetivos, pero no es que tenga mucha elección.

¿Qué tareas urgentes debe hacer esta semana? Haga una lista. Después compare esta lista de tareas urgentes con la lista de objetivos fundamentales e instrumentales. ¿Hay alguna coincidencia? No se sorprenda si la mayor parte de sus asuntos urgentes no tienen nada que ver con sus objetivos fundamentales e instrumentales. Cuando no se gestiona el tiempo con determinación, es fácil que los días se llenen con actividades urgentes pero poco importantes.

Pasa lo mismo cuando nos comprometemos con otras personas para ser amables. «Sí, te ayudaré con ese informe», le dice a una colega. «Sí, me ofrezco voluntario para vender números del sorteo para recaudar fondos de la escuela.» Compromisos de este tipo nos mantienen ocupados y no nos acercan a nuestros objetivos más importantes. Para gestionar eficazmente el tiempo debe obligarse a distinguir entre lo que es urgente e importante y lo que es meramente urgente. Cuando reconozca la diferencia distribuirá de manera más adecuada el tiempo.

Quizá la mejor manera de resolver el dilema de lo urgente frente a lo importante es ser consciente del problema y elegir con sumo cuidado las tareas urgentes pero poco importantes que decide realizar y las que deja de lado.

Califica este Artículo
0 / 5 (0 votos)

Categoría: Gestión del Tiempo.





Deja un comentario