Cómo confeccionar el balance


Procure que el balance sea igual de sencillo que la cuenta de resultados. La primera partida del balance —Caja y bancos— es la partida equilibradora y por lo tan­to no se prevé por separado. En su lugar, se obtiene a par­tir del cómputo del cuadro de financiación.

Las cuentas a cobrar se pueden prever de dos maneras, cada una de las cuales genera resultados diferentes. La manera más complicada es estimar qué porcentaje de las ventas de este mes cobrará la empresa este mes (en el caso de McDonald Company supusimos que sería un 5 por ciento), qué porcentaje para el siguiente mes (supusimos un 50 por ciento), y qué porcentaje para los siguientes dos meses (supusimos un 30 y un 15 por ciento). Es necesario un plan separado (por ejemplo, consulte el documento «Cálculo del saldo mensual de cuentas a cobrar de McDonald Company, primer año»).

La manera habitual de prever las cuentas a cobrar es utilizar una ratio de rotación (igual a ventas mensuales multiplicado por 12 dividido por la cifra de negocios; por ejemplo, 9). Debido a la estacionalidad de las ventas, obtendría saldos de cuentas a cobrar en extremo diferentes si aplicara una rotación constante a cada mes.

En el primer año de McDonald, las rotaciones habrían sido las que se muestran en el documento «Rotación en McDonald Company», parte A. Estas rotaciones confirman que el primer procedi­miento es aconsejable para la previsión mensual de gene­ración bruta de fondos para una nueva empresa de riesgo, sobre todo si las ventas son estacionales.

Las existencias plantean más problemas que las cuen­tas a cobrar. Debido a la acusada estacionalidad en pro­ducción y ventas, no es posible utilizar una rotación cons­tante para el coste de los bienes vendidos. Por ejemplo, las rotaciones de existencias para McDonald Company durante el primer año se muestran en el documento «Rotación en McDonald Company», parte B.

Cálculo del saldo mensual de cuentas a cobrar de McDonald Company, primer año

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio
Cuentas a cobrar, saldo inicial

$0

$0

$0

$0

$55.290

$192.060
más Ventas labonosl’

0

0

0

58.200

174.600

174.600
Subtotal

0

0

0

58.200

229390

366.660
Cobros’
Ventas del mes

0

0

0

2.910

8.730

8.730
De hace 1 mes (50%)

0

0

0

29.100

87.300
De hace 2 meses (30%)

0

O

0

17.460
De hace 3 meses (15%)

o

o

o
Cobros totales

0

0

0

2.910

37.830

113.490
Cuentas a cobrar

0

0

0

55.290

192.060

253.170
Cambio en cuentas a cobrar

$0

$0

$0

$55.290

$136.770

$61.110

Notas: 

  1. Se supone neto de incobrables.
  2. Cifras de cobro representativas supuestas para los años cuarto y quinto.

Aunque el balance muestra las existencias como una línea, realmente tenemos a mano tres tipos de existencias en cualquier momento: materias primas, trabajos en curso y productos terminados. Si está utilizando un modelo de contabilidad de costes, cada mes obtendrá estos tres tota­les. Pero debido a la complejidad de este modelo, tal vez quiera estimar (creo que adivinar es un término más apro­piado) cuáles serán los componentes de estas existencias, totalizarlos cada mes y utilizar la cifra como la cantidad de existencias para el balance. En el caso de McDonald, esti­mamos una producción de unidades para el primer año como la que se muestra en el documento «Cálculo de exis­tencias de productos terminados, McDonald Company».

Al estimar el coste medio de cada unidad terminada, puede aproximarse al componente de productos termina­dos de las existencias. Siempre atento al plan de produc­ción, puede estimar qué cantidad de materias primas va a necesitar. Extendiendo estas materias primas a lo largo de otros meses, puede obtener una estimación aproximada del componente de materias primas. Puede estimar los tra­bajos en curso examinando el plan de producción y supo­niendo un coste medio para las unidades, por ejemplo, cuando estén a medio terminar.

Totalizando estas estimaciones que se admite son meras aproximaciones (como en el documento «Existen­cias estimadas a final de mes comparadas con las existencias reales, McDonald Company») se obtiene una aproxi­mación sorprendentemente ajustada del nivel exigido de existencias necesarias.

Rotación en McDonald Company

 

Rotación de cuentas a cobrar

May.

Jun.

Jul.

Ago.

Sep.

Oct.

Nov.

Dic
Rotación

39,1%

11,3%

8,5%

5,3%

1,7%

6,8%

12,6%

12,7%
Rotación de existencias

May.

Jun.

Jul.

Ago.

Sep.

Oct.

Nov.

Dic
Rotación

3,6%

3,0%

3,7%

3,0%

0,1%

1,0%

1,6%

1,1%

Otros activos, que en el caso de una nueva empresa de riesgo incluyen principalmente gastos anticipados, se deben detallar y se debe determinar su precio en un plan separado e indicarse el total en el balance. No refleje estas partidas como rotación o como porcentaje sobre ventas.

Los inmuebles, instalaciones y equipo también deben presupuestarse individualmente y no figurar como por­centaje de las ventas. Si el vendedor del equipo o un ter­cero ofrece financiación, refléjelo en la sección del exigible del balance.

En el caso de McDonald Company, la cuantía de las cuentas a pagar incluía todas las compras de materias pri­mas excepto la inicial y se dio por supuesto que el pago se iba a efectuar durante el mes siguiente. Desde luego, se supuso que para compras posteriores, una vez que el nego­cio estuviera en marcha iba a gozar de crédito. En el caso de otras empresas, las cuentas a pagar pueden incluir otras partidas además de la compra de materias primas. En McDonald Company, pusimos esas partidas en una cuen­ta separada, gastos devengados (que no aparece en el cua­dro de financiación del ejemplo).

Cálculo de existencias de productos terminados, McDonald Company

En.

Feb.

Mar.

Abr.

May.

Jun.

Jul.

Ago.

Set.

Oct.

Nov.

Dic.
Número de unidades fabricadas

O

100

100

100

300

300

300

200

100

200

200

200
Unidades fabricadas, acumuladas

100

200

300

600

900

1.200

1.400

1.500

1.700

1.900

2.100

Menos unidades vendi-
das, acumuladas

O

0

0

100

400

700

1.000

1.200

1.250

1.350

1.500

1.700
Existencias de productos terminados

0

100

200

200

200

200

200

200

250

350

400

400

En lo referente a la previsión de cuentas a pagar, sencillamente dejamos que el pago de las materias primas adquiridas se retrasase un mes. Los gastos devengados para McDonald Company incluyeron gastos anticipados, de venta y G+A menos los seguros, amortización y fallidos. Supusimos que la mayo­ría de estos gastos se iban a pagar al mes siguiente y los retrasamos un mes a efectos del balance. Supusimos que los impuestos sobre salarios se iban a pagar trimestralmente.

Los impuestos acumulados son el resultado de aplicar la normativa fiscal a la partida de impuestos de la cuenta de resultados. Los impuestos son pagaderos los días 15 del cuarto, sexto y duodécimo mes y las estimaciones se pue­den basar en los impuestos del año anterior o en los bene­ficios del año en curso. (En el caso de McDonald utiliza­mos los impuestos del año anterior.)

Existencias estimadas a final de mes comparadas con las existencias reales, McDonald Company (en miles de dólares, estimadas a bulto)

En.

Feb.

Mar.

Abr.

May.

Jun.

Jul.

Ago.

Set.

Oct.

Nov.

Dic.
Materias primas

$198

$100

$154

$150

$140

$132

$120

$110

$132

$120

$110

$330
Trabajos en curso

25

25

25

75

75

75

50

25

50

50

50

125
Productos terminados

0

32

63

95

158

158

158

126

95

142

173

189
Estimadas

$223

$157

$242

$320

$373

$365

$328

$261

$277

$312

$333

$644
Reales

$208

$219

$283

$378

$310

$375

$300

$248

$383

$370

$341

$652

Cuál es la mejor manera de abordar el delicado pro­blema de distinguir entre la deuda a largo plazo y los recursos propios? Yo prefiero incluir en la deuda a largo plazo solamente lo que denomino «financiación incorpo­rada», es decir, financiación que se ofrece como cosa natu­ral, por ejemplo en la compra de equipo. (Los bienes raí­ces también podrían contar con ese tipo de financiación, pero comprar terrenos y edificios al poner en marcha una nueva empresa de riesgo sería una utilización un poco extraña de unos fondos muy preciados. Es mejor alquilar­los o tomarlos en arrendamiento financiero hasta que la empresa esté más consolidada.)

Estructurar la ratio deuda/recursos propios de una nueva empresa de riesgo es bastante aceptable si está ase­gurando o sindicando la empresa usted mismo. Pero si tie­ne que recurrir al capital de una o dos fuentes para el grue­so de la financiación, probablemente querrá dejar esa deci­sión a sus inversores externos. (En una ocasión perdí la financiación para una nueva empresa de riesgo cuando la institución desaprobó que yo estructurase la operación. Pensó que el asunto deuda/recursos propios era prerroga­tiva suya y rechazó el negocio en lugar de negociar el asun­to.) Los pagos por interés y principal alterarán la previsión de generación bruta de fondos, pero usted podrá corregir este desequilibrio posteriormente.

En este modelo, la finalidad es prever cuánto dinero va a ser necesario para capitalizar la empresa de riesgo. Para evitar adelantarse ala decisión de financiadores potenciales, es mejor no considerar qué parte de esto se debe invertir mediante ins­trumentos de deuda y qué parte con recursos propios: accio­nes ordinarias o privilegiadas. Cuando se toma esa decisión y se sabe cómo va a ser la capitalización, la previsión se puede revisar para incluir esta decisión. Un descubierto en la cuenta bancaria puede sustituir a la deuda y los recursos propios nece­sarios a largo plazo, por lo menos inicialmente.

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Categoría: Iniciativa Emprendedora.





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