Analizar el registro de actividades


Una vez haya rellenado la columna de prioridades, examine el registro para identificar las pautas de utilización del tiempo. ¿Está perdiendo mucho tiempo en papeleo, pausas para el café y hablando con visitas no programadas? Quizá los lunes por la mañana pasa mucho tiempo al teléfono o tiende a tener visitas inesperadas después de comer. Quizá ve que las reuniones se acumulan al final de la semana.

En última instancia debe preguntarse: «Este uso del tiempo se corresponde con mis responsabilidades y objetivos clave?». Dedicar mucho tiempo al día a hablar por teléfono está bien si está en el departamento de ventas, pero seguramente no si trabaja en el departamento de contabilidad. En cambio, un vendedor que dedicara mucho tiempo a trámites administrativos y poco a hablar con clientes no estaría utilizando su tiempo adecuadamente.
Preste especial atención a la columna de prioridades del registro. ¿Cuánto tiempo pasa al día en actividades de tipo A y B? Con un poco de suerte, la mayor parte. Siempre habrá actividades de tipo C en su registro, pero deberían ocupar una pequeña parte del día.

Ahora piense en las recompensas. Usted no quiere dedicar la mitad de su tiempo a actividades que no le recompensan demasiado en relación con sus responsabilidades y objetivos. Quizá puede eliminar o delegar algunas de estas actividades poco beneficiosas. Por ejemplo, la persona que rellenó la figura dedicó treinta y dos minutos a una reunión sobre el plan de bonificaciones de la empresa, una actividad de tipo C para ella. Debería preguntarse a sí misma: «¿Realmente tengo que asistir a esas reuniones dadas mis responsabilidades y prioridades?».

Ahora fíjese en las actividades que le hacen perder el tiempo. Para hacerlas más evidentes, márquelas con un rotulador amarillo. Si ve muchas líneas de color amarillo, hay mucho por mejorar. Entonces podrá empezar a pensar en maneras de evitar ese tipo de actividades. Por ejemplo, la persona cuyo día de trabajo está representado en la figura ha dedicado 123 minutos a tareas de tipo C.

No está mal, pero indica oportunidades de mejora. Sin embargo, sólo ha invertido 75 minutos de toda la jornada a tareas de tipo A, lo que indica un problema potencial. ¿Por qué invierte sólo una hora y cuarto al día en tareas de alta prioridad?

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Categoría: Gestión del Tiempo.





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